Come trasformare la tua sala meeting da mediocre a spettacolare
Sei un’azienda che opera a livello locale con clienti del posto?
Hai mai pensato di organizzare delle presentazioni dal vivo per i tuoi clienti?
Hai l’esigenza di organizzare meeting con i tuoi dipendenti di tanto in tanto?
Oppure lavori a livello nazionale/internazionale e ti capita di dover fare meeting online in videochiamata?
A prescindere dalla tua situazione specifica, il punto è che in ognuno di questi casi hai bisogno di presentarti in maniera moderna e professionale.
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Gli standard di immagine nel mercato si sono evoluti molto negli anni. Se la tua sala per presentazioni e meeting non è a regola d’arte, rischi di abbassare il valore percepito aziendale.
D’altro canto, se è arredata e preparata in maniera eccellente, è una vetrina che può trasmettere un alto livello di professionalità. Può spingere le persone a voler comprare da te, collaborare con la tua azienda e considerarti molto più autorevole, qualsiasi sia il tuo settore.
Per quanto l’attrezzatura da sala conferenze stia diventando sempre più ‘user-friendly’ e facile da installare, la verità è che creare un ambiente davvero professionale è tutt’altro che scontato.
Continua la lettura per scoprire alcuni consigli utili su come trasformare la tua sala conferenze e renderla davvero bella e professionale.
Prima di tutto ecco le ragioni per cui hai bisogno di una sala meeting migliore di quella di oggi e tutti i benefici che derivano da crearne una davvero professionale.
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Perché hai bisogno di una sala meeting migliore di adesso
Avere una sala professionale ti permette di ottenere risultati migliori a 360°, sia in termini di vendita che di produttività interna.
Ecco in breve alcune delle funzioni a cui può contribuire:
- Presentare nuovi progetti al tuo team o collaboratori esterni, trasmettendo molta più credibilità
- Avere una stanza bella e moderna in cui è sempre possibile fare shooting foto e video
- Stimolare creatività, concentrazione per facilitare processi di brainstorming
- Presentare novità e prodotti in un ambiente professionale ma anche accogliente
- Dare un’immagine moderna alla tua azienda, che contribuisce a renderti più autorevole agli esterni e a stupire i clienti
- Agevolare un clima positivo, distensivo ma anche energizzante per chi ci deve lavorare
- Aumentare le conversioni di vendita in caso di presentazione ai tuoi clienti
- Avere un background di cui andare fieri in caso di videochiamate, sia interne sia esterne
Adesso vediamo esattamente quali sono gli step per trasformare la tua sala meeting già da oggi.
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1. Conosci l’attrezzatura per la tua sala e gli extra
Prima di tutto devi avere l’attrezzatura adeguata per una sala funzionale, sia lato hardware sia software.
Per la parte software vediamo nel terzo punto più nello specifico, prima ecco i must per l’equipaggiamento fisico:
- Videocamera e webcam
- Microfoni
- Video display – monitor pc, tv o proiettore con telo bianco
- Casse amplificate
- Sedie e tavolo
- Cartelle/fogli/penne/tutto ciò che è necessario per svolgere al meglio il lavoro
Alcuni extra per renderla ancora più moderna e professionale:
- Una lavagna, possibilmente interattiva
- Display da dedicare a programma della giornata/calendario/obiettivi del mese
- Videocamera a 360° per registrare presentazioni con effetto 3D
- Dispostivi per controllo del suono
2. Standardizza l’equipaggiamento
Cerca di conformare sempre l’ambiente della sala con tutti gli interni della tua azienda.
Tieni sempre una coerenza visiva tra le stanze, sia per i tuoi dipendenti, sia soprattutto per i clienti che devono entrare in azienda. Finché si è online in videochiamata, la percezione dei clienti può essere modellata ad hoc, ma dal vivo non funziona.
La sala meeting dev’essere la ciliegina sulla torta della tua azienda, non l’oasi in mezzo al deserto.
Questo concetto vale soprattutto se devi allestire più sale conferenza, mantieni sempre lo stesso stile (a meno che non abbiano scopi diversi), sia per coerenza estetica sia per ottimizzare i costi quando acquisti l’attrezzatura dai rivenditori.
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3. Scegli i software adeguati
Se il tuo lavoro prevede presentazioni, sessioni di training, webinar o lavoro in remoto, hai assolutamente bisogno delle tecnologie adeguate.
- Software per creare e gestire meeting virtuali
- Programmi per registrare lo schermo e salvare automaticamente le riunioni, così da poterle rivedere e riutilizzare
- Sistemi di salvataggio e gestione dati in cloud, in modo da avere tutti i materiali di cui hai bisogno sempre accessibili
- Tecnologie per favorire presentazioni di business
- Software gestionali per mettere tutti al corrente delle presentazioni
- Programmi completi di gestione meeting, per rendere più interattiva la riunione
- Software di Booking, per sapere sempre chi sta utilizzando la sala, a quale scopo o se invece è libera
4. Assicura la banda di rete
Puoi creare una stanza da sogno, ma tutte le costose apparecchiature rischiano di diventare un investimento di cui pentirti se alla tua sala meeting non arriva una banda di rete sufficiente.
Anche un piccolo ritardo nella connessione può rallentare il lavoro per tutti e avere un impatto negativo sull’immagine aziendale.
È possibile che la tua sala conferenze consumi più rete di quanto ti aspetti, considerando tutte le persone connesse e i vari software in utilizzo che richiedono la connessione internet.
Preparati in anticipo, dedicando alla tua sala meeting una linea preferenziale di rete, assicurati che i dispositivi possano connettersi a una linea wi-fi apposita e controlla sempre che la velocità sia adeguata al tipo di lavoro che devi svolgere.
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5. Rendi le tecnologie di facile utilizzo
Se è impostata nella maniera corretta, non sarai l’unico a utilizzare la sala. Anzi, per essere un vero valore aggiunto deve essere diventare il più possibile un ambiente familiare e confortevole per tutti i dipendenti.
Per questo, la tecnologia a disposizione dev’essere user-friendly, facile da attivare e gestire.
- Organizza una sessione formativa per trasmettere l’utilizzo dell’attrezzatura dalla A alla Z
- Assicurati che tutti abbiano chiaro come e quando interagire con i software
- Crea delle procedure standard su come comportarsi nella sala
Dev’essere tutto il più fluido possibile, altrimenti non sarà possibile creare l’ambiente di lavoro concentrato e piacevole a cui la tua sala deve contribuire.
Pensala sempre in quest’ottica: se ogni volta che qualcuno deve schiacciare un bottone ha bisogno dell’aiuto di un tecnico o ti chiede assistenza, è un segnale chiaro che nella tua sala mancano le corrette procedure.
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6. Trova il giusto canale di supporto tecnico
I meeting aziendali hanno in generale la brutta nomea di essere una perdita di tempo per tutti. Ottimizzare tutti i processi tecnici senza perdere minuti preziosi può essere un valore aggiunto importante, sia per la produttività sia per l’immagine aziendale.
Idealmente l’equipaggiamento della tua sala meeting dovrebbe funzionare in sottofondo, risultando invisibile ai presenti. L’attrezzatura tecnica dev’essere un plus silenzioso, non una scocciatura da sistemare.
Trova un canale di assistenza tecnica per manutenere periodicamente la sala e sempre pronto in caso di bisogno per sistemare eventuali urgenze.
Inoltre fai in modo che l’attrezzatura sia veloce da attivare e pronta all’uso, in modo da tagliare tutti i tempi morti prima e dopo le riunioni o presentazioni.
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7. Mantieni l’ambiente moderno e professionale
Una volta che hai l’attrezzatura software e hardware, tutte le procedure sono chiare, arriva lo step più importante per l’immagine aziendale, ovvero l’aspetto generale della sala. Questo vale soprattutto se la sala ha anche scopi promozionali e di vendita, ma non è da sottovalutare anche come strumento per aumentare la produttività dell’ufficio.
Chiedi l’aiuto degli esperti nella creazione del layout. Le spese iniziali per creare un layout professionale possono essere impegnative, ma sicuramente è un investimento che va a ripagarsi da solo nel tempo. La sala deve essere sia bella che funzionale. Senza esperienza nell’arredamento interni diventa veramente difficile crearne una funzionale.
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Alcuni consigli per migliorare ulteriormente l’aspetto della tua sala
Mantienila sempre essenziale
Non dev’essere per forza in stile minimal, ma comunque deve avere un aspetto pulito e ordinato per favorire l’attenzione dei presenti.
P. S. Attenzione alla pulizia!
Togli il superfluo
Nascondi cavi, cavetti, accessori, che tendono a creare caos e distrarre. Crea delle procedure di ordine, anche banalmente facendo rimettere sempre le sedie e gli strumenti al loro posto. Più la sala ha un aspetto ordinato, più viene naturale mantenere l’ordine.
Abbellisci
Se da una parte corri il rischio di avere un ambiente pieno di oggetti inutili, dall’altra una sala troppo scarna rischia di essere noiosa, fredda e asettica.
La soluzione è addobbarla in maniera elegante. Alcune decorazioni che funzionano sempre sono:
- Piante e piantine, sia a terra sia da tavolo
- Elementi estetici come quadrettini colorati per dare un tocco moderno
- Cornici/scritte sul muro/lavagnette con frasi motivanti e ispirazionali per il lavoro
- Piccoli soprammobili per arricchire ulteriormente l’ambiente
- Decorazioni/motivi grafici per i vetri esterni
- Un bell’orologio da muro
Conclusioni finali
Creare una sala meeting ad opera d’arte non è un lavoro semplice, ma può davvero stravolgere il percepito della tua azienda e creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo.
Per quanto già applicando questi punti puoi davvero trasformare la tua sala di oggi in una versione spettacolare, farlo con l’aiuto degli esperti può velocizzare tutto il processo e darti un risultato ancora più professionale ed efficace.
Punto Com Group allestisce sale riunioni con possibilità di noleggio operativo:
- Schermi e videocamere in alta definizione
- Un’esperienza immersiva e coinvolgente
- Soluzioni audio e microfoni ottimizzate per la massima resa e copertura
- Lavagne multimediali e maxischermo per presentazioni
- Collegamenti veloci, comodi e stabili
- Settaggio videoconferenze e Zoom Call
Trasforma in realtà la sala conferenze che hai sempre sognato
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Ci vediamo al prossimo articolo!
